Avaliar os custos do sistema de informação da empresa e refaturá-los aos usuários pode ser uma fonte de conflito. Usar uma abordagem estruturada e amplamente usada limita esses riscos. O objetivo da abordagem de Custeio Baseado em Atividades é medir melhor o consumo de recursos vinculados a atividades e processos. Os modelos foram desenvolvidos primeiro na gestão geral e depois na gestão operacional das empresas. Desde meados da década de 2000-2010, os CIOs ( Departamento de Sistemas de Informação ) aprenderam a aplicar o método ABC em seu benefício. Para fazer isso, os CIOs têm dois padrões profissionais complementares:
O modelo ABC foi aplicado porque existe uma tendência de querer reduzir o orçamento do CIO à medida que há cada vez mais tecnologias a serem exploradas, cada vez mais complexidade de aplicação. Por outro lado, o departamento de TI era percebido como um centro de custos e muitas vezes tinha dificuldade em justificar seus recursos financeiros (valor dos serviços prestados às entidades da empresa, dando clareza aos custos de TI). Finalmente, as empresas precisam identificar as alavancas para a otimização econômica.
Em 2004, o Cigref e a AFAI criaram o Instituto de Governança de Sistemas de Informação (IGSI). Essa estrutura comum representa um dos primeiros institutos nacionais de governança de sistemas de informação filiados ao IT Governance Institute (ITGI), criado em 1998 pelo ISACA. Os objetivos do IGSI são:
O contexto dos CIOs em 2006 é particularmente favorável à criação de um benchmark de custos de TI:
Os objetivos do modelo são posicionar o departamento de TI na empresa, gerenciar custos e se referenciar usando uma linguagem comum:
Para documentar o modelo de benchmarking de custos de TI IGSI, participaram no grupo de trabalho 26 empresas voluntárias, membros do Cigref e representando 8 setores diferentes (seguros, banca, distribuição, energia, indústria, serviços, serviços sociais e saúde e transportes). por ocasião deste projeto.
As empresas do grupo de trabalho consultaram o guia ao longo da sua redação, partilhando a sua experiência através das entrevistas realizadas durante o projecto, e cujo objetivo foi poder recolher depoimentos sobre as expectativas, as dificuldades e os ganhos percebidos no processo de implementação o modelo de benchmarking de custos de TI.
Além de reuniões com o grupo de empresas associadas ao Cigref, foram realizados workshops com a AFAI, parceira do Cigref sobre o tema.
As oficinas foram conduzidas por Steve Gordon, então chefe da missão da Cigref. Steve Gordon também escreveu o modelo e os vários produtos publicados sobre o assunto em 2006 pela Cigref e IGSI.
O modelo e seu guia de implementaçãoNo final do trabalho, a Cigref publicou um conjunto de resultados: modelo de benchmarking, guia para a implementação prática do padrão IGSI, questionário de coleta de dados e algum feedback.
O objetivo do modelo é padronizar os relatórios de custos para atender às necessidades dos CIOs e dos auditores. O modelo é completo na medida em que começa no gasto e termina no custo dos serviços prestados. Esta abordagem é frequentemente implementada como parte de um método de análise de custos do tipo ABC (Activity Based Costing, que se baseia na análise de processos de negócios e não na organização, para medir custos.). Neste modelo, os custos são monitorados e projetados ao longo de vários eixos:
O modelo de benchmarking de custos de TI IGSI tem, portanto, vários usos: realocar o departamento de TI na empresa, gerenciar custos de TI e comparar-se. Porém, a implementação deste modelo deve respeitar alguns pré-requisitos. Em primeiro lugar, deve ser precedida da implementação da gestão por processo. Em seguida, o CIO atua como patrocinador, para envolver os usuários no sucesso do projeto como criador de valor. A função de TI, de fato, desempenha um papel de direção transversal, reconciliando as prioridades às vezes contraditórias da linha de negócios em questão, o departamento de compras e o departamento financeiro. Outro pré-requisito: o envolvimento do usuário, na medida em que os departamentos operacionais devem ser capazes de construir seu próprio orçamento e consolidar dados. Na verdade, a implementação do modelo não deve ser um projeto de controle de gestão, mas um projeto de negócios.
O modelo cobre os seguintes seis processos:
O modelo também descreve cerca de trinta atividades Run (rede, suporte, operação, manutenção corretiva, etc.), Build (estudo, desenvolvimento, gestão de projetos, etc.) e Transverses (gestão administrativa, etc.). Cada atividade pode contribuir para o custo de um ou mais processos.
Um pôster resumido apresenta as diferentes "etapas" do modelo.
As cinco principais contribuições do modelo de benchmarking de custosÉ um modelo de análise e controle de custos de TI, baseado no método ABC, aplicado a sistemas de informação. Para além da gestão de custos, permite nomeadamente a comparação com outros CIOs, trata-se de benchmarking externo, e cuja utilidade aqui é justificar os seus custos face aos praticados no mercado, mas também medir os custos e monitorizá-los ao longo do tempo, desta vez, estamos falando sobre benchmarking interno.
O princípio deste método é simples: a gestão de sistemas de informação (DSI) fornece serviços que envolvem atividades, e cujas atividades consomem recursos. Os recursos são tudo o que é gasto e os serviços são os prestados aos clientes.
O modelo segue, portanto, o método do Activity Based Costing (ABC) e se distingue por 3 níveis que estão interligados: o nível de recursos, o nível de atividades e o de serviços. Os serviços são prestados através de atividades (organizadas em processos), que geram o consumo de recursos representativos das várias rubricas do orçamento do ISD.
Cada nível representa 100% do orçamento do ISD.
Usando o método ABC, é então possível determinar uma relação causal entre os vários itens de despesas e os de serviços.
O Grupo de Trabalho foi liderado por Alain Moustard, CIO da Bouygues Télécom. O relatório é de autoria de Joachim Treyer (diretor-gerente da consultoria Cost House) e de Stéphane Rouhier, gerente de projetos da Cigref.
O modelo também resultou na publicação de um livro, escrito por Joachim Treyer e Olivier Brongniart.
A análise prospectiva dos custos de TI é um modelo derivado da estrutura de análise e benchmarking de custos de TI Cigref, publicada em 2009.
Este método é baseado no conhecimento de custos passados e não oferece uma visão de custos futuros ou mesmo das possibilidades de simulação de custos. Além disso, complementa a análise de custos e o modelo de benchmarking em que se baseia.
A análise prospectiva é estabelecida em várias etapas:
A análise prospectiva permite, portanto, identificar 10 fatores para a evolução dos custos de TI que devem ser levados em consideração pela empresa ao considerar a evolução desses custos e cujo objetivo é permitir que os CIOs tenham acesso a um modelo que os possa oferecer. a possibilidade de estabelecer cenários para a evolução de sua estrutura de custos.
Os 10 fatores de evolução são, portanto, os seguintes:
O Grupo de Trabalho foi liderado por Alain Moustard, CIO da Bouygues Télécom. O relatório foi escrito por Alain Moustard e Joachim Treyer (Diretor Executivo da consultoria Cost House).
Como o modelo 2009 já está implantado em diferentes estruturas, foi possível fazer outras modificações, o que em nada alterou os próprios propósitos do modelo. Além de algumas melhorias estruturais, o modelo foi expandido para levar em consideração desenvolvimentos em termos de “aparelhos” e “como serviço”, evitando atividades excessivamente complexas que tornam a escolha de um indutor muito difícil e proporcionando maior consistência entre as infraestruturas atividades e as correspondentes atividades operacionais.
O modelo de 2014 está, portanto, estruturado em 3 ramos:
Uma codificação em inglês foi criada mantendo as descrições em francês e inglês, a implantação agora é possível internacionalmente.
O Grupo de Trabalho foi liderado por Gérard Russeil, CIO da MGEN Technologies. O relatório foi escrito por Gérard Russeil e Joachim Treyer (Diretor-Gerente da consultoria Cost House).
Para se adaptar especificamente às particularidades da produção informática, o CRIP e o seu grupo de trabalho “Análise de custos de produção” criaram um sistema de referência derivado daquele criado pela Cigref, ainda baseado no método ABC.
O modelo CRIP requer um monitoramento mais detalhado das tarefas operacionais das equipes de produção, mas também oferece uma alocação de custos mais justa ao serviço. Assim, o modelo CRIP detalha certas atividades RUN com mais detalhes.
O modelo CRIP divide-se em dois modelos distintos: um modelo de atividade baseado em centro de tecnologia e um modelo baseado unicamente no serviço por catálogo de serviços, por tipo de serviço.
O modelo CRIP é baseado em dois tipos de atividades:
Cada atividade é codificada de acordo com o centro de tecnologia ao qual pertence. Esses códigos são agrupados em uma tabela, de modo que os códigos para atividades de aquisição começarão com INF e os códigos para atividades humanas começarão com EXP. Por exemplo, para uma atividade de aquisição relativa a "Proprietários de Unix", o código será INFUNI.
Assim como no método ABC, cada atividade está ligada a um indutor específico. Este driver técnico permitirá que os custos das atividades sejam alocados aos serviços com maior precisão. O indutor pode ser único ou compartilhado por várias atividades. Se tomarmos nosso exemplo, podemos usar o número de sistemas operacionais usados como indutor.
Neste modelo, cada atividade pode ser alocada a um serviço empresarial e / e a um serviço técnico. Um serviço de negócio corresponde aos serviços específicos de cada empresa porque representa o seu core business, enquanto o serviço técnico corresponde às infraestruturas disponibilizadas pelos CIOs.
Um departamento de TI que oferece serviços comerciais e técnicos cobra o custo de suas atividades dos serviços dos dois tipos.
Assim, para as infraestruturas de armazenamento por exemplo, o custo pode ser atribuído em parte à prestação de armazenamento (serviço técnico) ou directamente ao serviço comercial correspondente.
A utilização de um dos dois modelos permitirá à empresa:
Na implementação de tal modelo, os seguintes pontos de atenção são observados:
Um tutorial prático ajuda a facilitar a implementação de um sistema de custos nas empresas. Ao oferecer consultas RDF "INSERT" e consultas SPARQL gratuitas, este tutorial é inspirado no livro de Pierre Mévellec: "Sistemas de Custos: Objetivos, Parâmetros de Projeto e Análise Comparativa." publicado por Dunod em colaboração com a Order of Chartered Accountants.