Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interagindo que usam entradas para produzir um resultado esperado, de acordo com a ISO 9000 : 2015.
Esses elementos são objetos materiais (que podem ser percebidos como fluxos pela logística para fins de avaliação) ou informações, ou ambos.
Notas:
Você não deve confundir "processo" com "procedimento" (consulte o procedimento da empresa ). O primeiro descreve as atividades da empresa de acordo com uma visão transversal em relação à sua organização, enquanto o segundo explica o “como fazer” nesta organização . A abordagem do processo permite identificar e controlar as interfaces entre as diferentes atividades.
A utilização de uma abordagem de processos pode levar ao desenvolvimento de um mapa de processos que permite representar a empresa através das ligações entre os diferentes processos (ver § “Representação gráfica de um processo” abaixo).
Normalmente distinguimos:
Os processos operacionais representam a atividade principal da empresa: da preparação à encomenda / entrega de produtos e serviços aos clientes. Os processos de suporte representam a atividade de disponibilizar internamente os recursos necessários à realização dos processos operacionais: compras de suprimentos, RH, contabilidade, etc. Os processos de gestão representam a atividade de preparação da informação interna que permite a gestão da atividade da empresa. Freqüentemente, é feita uma distinção entre gerenciamento operacional e gerenciamento estratégico. Os processos de medição tratam da eficácia dos próprios processos, proporcionando a medida dos desvios entre os resultados e os objetivos definidos. Usar essas métricas permite a melhoria contínua do processo, de acordo com a roda de Deming . Os processos de medição estão no centro da otimização de processos .
Em uma empresa, se os processos são baseados em uma organização (estática), podemos, no entanto, projetar uma organização-alvo (por exemplo, como parte de uma operação de transformação após uma fusão-aquisição), começando pela modelagem dos processos operacionais de negócios.
Cada processo pode ser dividido em subprocessos ou fases (ou etapas).
Duas escolas (A e B) presidem à decomposição de uma etapa. A estes se soma a visão computacional do processo (C).
Cada etapa é dividida em atividades.
Cada atividade pode ser definida como uma coleção de tarefas (com dados de entrada e dados de saída, bem como loops de controle). Uma tarefa é de menor granularidade do que uma atividade.
Cada tarefa pode ser definida como um conjunto de ações. Uma ação é de menor granularidade do que uma tarefa.
Cada etapa consiste em tarefas. Ele gera seus próprios dados, e é o único a criá-los ou modificá-los em todo o sistema de informação. Tendo suas próprias tarefas e gerando seus próprios dados, representa um bloco funcional autônomo.
O BPMN distingue apenas dois níveis de decomposição: subprocesso e tarefa , o termo atividade é usado genericamente para se referir a todos os níveis de decomposição ou consolidação.
Dizemos que um processo é terceirizado quando "sai" da empresa, ou seja, ativa sócios ou subcontratados.
Dizemos que dois processos estão colaborando se trocam informações (produzida pelo primeiro, consumida pelo segundo).
O processo de negócios não deve ser confundido com um fluxo de trabalho que é a tradução do computador de um processo totalmente automatizado.
Um processo de negócios (ou processo principal ou processo de negócios) é sempre acionado por um evento denominado "gatilho". Quando um processo de negócios termina, ele aciona um ou mais eventos chamados de “terminais”, que podem acionar outro processo de negócios.
Um processo de negócios possui regras de negócios . Essas regras são as fontes de decisão para realizar ou não as atividades do processo de negócio.
Um processo é caracterizado por 6 parâmetros:
O processo pode ser definido em uma folha de dados de processo que pode documentar as características do processo e fornecer informações adicionais necessárias para um entendimento completo da operação do processo incluindo, quando necessário, os objetivos a serem alcançados. No caso de um processo complexo, pode-se adicionar uma representação gráfica e um mapeamento completo dos processos.
Exemplo de pontos para documentar em uma folha de dados de processo:
Existem normas para representar processos o BPMN que é amplamente utilizado para processos desmaterializados e a norma ISO 5807: 85. Caso não deseje utilizar as notações recomendadas, será necessário estabelecer um simbólico (forma básica) para representar cada característica, ciclo de decisão e demais ferramentas existentes no processo a ser mapeado.
Uma regra: pense simples e operacional; compreensível e utilizável por todos.
Exemplo de representação de um processo: Exemplo de representação de dois processos aninhados e um ciclo de melhoria contínua: Exemplo de representação de um procedimento (e não de um processo) para a gestão de produtos que podem ser incorporados a uma obra: