Uma estrutura de classificação é, na ciência arquivística , uma ferramenta de descrição e classificação que organiza os acervos arquivísticos em séries .
Geralmente é estabelecido por um arquivista ou um serviço de arquivos em vista de uma coleção de arquivos já existente. Geralmente, segue um plano de arquivo lógico que respeita os subfundos de arquivo que constituem o todo. O estabelecimento de uma moldura arquivística remonta aos primórdios da história arquivística, mas as molduras do período antigo ou medieval são geralmente apenas parcialmente conhecidas, pelo registro de um símbolo nos próprios documentos.
Somente na era contemporânea , com o estabelecimento de instituições arquivísticas públicas, como os arquivos nacionais , e os primeiros primórdios da arquivística, foi possível ver o desenvolvimento de estruturas de arquivamento modernas.
Em países anglo-saxões, onde os arquivos institucionais frequentemente permaneceram dentro das próprias organizações produtoras (instituições governamentais ou legais, academias, faculdades, igrejas, etc.), as estruturas de arquivamento são frequentemente específicas para seus estabelecimentos e não podem ser objeto de um centralista estandardização. No entanto, a introdução do ranking " Record Group " nos Estados Unidos, eventualmente, ser generalizada para novas instituições XX th século , mas com muitas variações de pontuação na sub-série e tipos de arquivos ou arquivos' peças.
As formas das estruturas de classificação são, portanto, muito variáveis. Alguns exemplos descritivos serão encontrados a seguir, nos parágrafos dedicados aos diferentes tipos de designações da série primária .
Na Alemanha, Áustria, Suíça e países escandinavos, os arquivos são geralmente compostos por arquivos estatais e territoriais, e às vezes muito antigos, como os arquivos reais suecos ( Riksarkivet ) fundados em 1618 pelo chanceler Oxenstierna . Os sistemas alfabéticos e / ou numéricos variam de local para local e local, dependendo da idade das organizações de preservação de arquivos, seu conteúdo e sua história interna. A dificuldade de descrever sistemas germânicos obriga-nos a dar apenas alguns exemplos não gerais, mas necessariamente redutivos.
Os arquivos alemães incluem três níveis de arquivos públicos, como na maioria dos países. Primeiro, os arquivos federais ( Bundesarchiv ), depois os arquivos dos estados alemães ou Länder ( Landesarchiv ), depois os arquivos dos municípios, por vezes muito importantes. Nos Arquivos Federais, as séries primárias são sete, e as mais importantes são em ordem alfabética: Z (arquivos centrais: abteilung Zentrale , em Koblenz ), G ( Assuntos técnicos), B ( República Federal da Alemanha : Bundesrepublik ), R ( Império Alemão: Reich ), DDR ( República Democrática Alemã , MA (Arquivos Militares em Freiburg im Breisgau ), FA (Arquivos de Filmes), SAPMO (Arquivos dos Partidos Políticos). No entanto, são mantidos em serviços dispersos. O resto dos arquivos são não-federais e são mantidos no Länder , por arquivos estatais ( Landesarchiv , Hauptstaatsarchiv , Staatsarchiv , Zentralarchiv , Landeshauptarchiv ). os Baden-Württemberg arquivos contêm apenas 9 divisões (desde 2005), dos quais se referem a outros arquivos do estado, por exemplo, da série 3 é o acervo do arquivo do estado de Freiburg im Breisgau , que data de 1806. Na Baviera , os arquivos incluem, por exemplo, os arquivos históricos da Baviera e em Munique , que tem como quadro de classificação um conjunto de cinco séries: I, II, III, IV e V. Série V ( abteilung V é o dos arquivos militares do Estado da Baviera). A ordem da sub-série e dos arquivos é listada em subdivisões sucessivas.
Na Confederação Suíça , arquivos públicos, por vezes, remontam ao XIII th século , quando a união dos três primeiros cantões suíços. Os arquivos estaduais são os arquivos cantonais , cujos fundos acompanharam a história de cada cantão, dependendo em particular da época de sua adesão. A diversidade de fundos antigos específicos para cada cantão tem impedido o estabelecimento de um quadro de classificação que teoricamente se aplica a cada território. Só em 1803 é que fundos relativamente semelhantes foram encontrados nos arquivos cantonais. Como resultado, as estruturas de classificação são muito diferentes lá, mas geralmente em ordem alfabética: A, B, C, etc. No entanto, assim como na Alemanha, a estrutura do tipo digital prevalece, como nos Arquivos do Estado de Zurique, criados em 1798, mas cujas peças mais antigas datam de 853 . As séries primárias são designadas por números romanos I a X (1 a 10), e sub-séries por letras únicas do alfabeto (por exemplo, III.A, III.B, III.C, etc.) ou duplas nas séries V, VI e X. (por exemplo, VI.AF, VI.AR, ... VI.WO). Por exemplo, a série X.VID (arquivo de vídeo) usa letras maiúsculas que também são usadas em algarismos romanos .
No reino belga, os arquivos do estado já existiam em 1773 (Bureau des archives de Bruxelles ), mas foi a ocupação francesa que lançou as bases em 1795 para a organização atual. Os arquivos do estado belga foram reorganizados em 1851, com a introdução de uma centralização muito ampla. Atualmente são regidos por uma lei de 1955. A organização dos arquivos reais belgas foi obra de Louis-Prosper Gachard , de 1831 a 1885 . No entanto, não existe um quadro nacional ou territorial específico. “Cada administração federal, regional ou local tem suas práticas, codificadas ou não. "
Na França, os arquivos públicos geralmente também são compostos por arquivos do Estado e arquivos territoriais, como nos países mencionados acima. No entanto, a importância da centralização operada desde o Antigo Regime e preservada após o Primeiro Império estabeleceu para os arquivos públicos uma rede claramente definida de arquivos nacionais, departamentais e municipais (e mais recentemente regionais e intermunicipais).
Em arquivos públicosNos arquivos públicos franceses, a escolha das séries do quadro de classificação é feita de acordo com a origem da coleção, o modo de entrada e a data dos documentos.
Arquivos Nacionais e TerritoriaisArquivos Nacionais . Na França , a administração do Arquivo Nacional estabelecido no Hôtel de Soubise desde 1808 desenvolveu um quadro de classificação a partir de 1811, distinguindo os fundos conforme sejam do Antigo Regime e assimilados, do período revolucionário ou do contemporâneo , em o modelo da nova administração imperial ( Pierre Daunou ). É então um sistema orgânico onde os documentos são classificados de acordo com a instituição que os produziu (o acervo ), atribuídos aos arquivos (as secções ) e recolhidos de acordo com a economia dos poderes administrativos, jurídicos ou políticos. As séries são então identificadas por letras do alfabeto, simples (ou duplas para as coleções de registros ). Assistimos então ao desmembramento de coleções muitas vezes antigas em séries distintas, consoante os artigos que as compõem sejam maços ou registos. Posteriormente, recorreremos nos arquivos departamentais ao acréscimo de um asterisco ao número dos registros, para evitar essa dispersão.
Arquivos departamentais . O uso de letras alfabéticas nesta estrutura de classificação nacional é educacional, pois uma instrução ministerial criará uma estrutura departamental. Segue-se a um Relatório ao Rei sobre os arquivos departamentais e municipais (Paris, 1841, 106 p.) E é promulgado em24 de abril de 1841sob o título: Instruções para ordenação e classificação de arquivos departamentais e municipais (e hospitalares). Esta instrução, devida a Natalis de Wailly , fecha então o enquadramento nacional de Pierre Daunou , que no entanto continuou a evoluir até aos dias de hoje, apenas sendo questionado verbalmente pelos arquivistas utilizadores.
Essa estrutura departamental francesa, imposta a cada serviço de arquivos departamentais, foi gradualmente implementada pelos arquivistas dos departamentos colocados sob a autoridade dos prefeitos e treinados na École des Chartes de Paris .
Arquivos municipais . A classificação e listagem de arquivos municipais baseiam-se nas instruções relativas à conservação e ao ordenamento dos arquivos municipais do16 de junho de 1842e as Instruções para a classificação e inventário resumido dos arquivos municipais anteriores a 1790 do25 de agosto de 1857. À semelhança de várias instruções relativas à gestão de arquivos públicos, estas instruções tiveram dificuldade em vigorar nos municípios, em particular nos pequenos municípios, que então continham apenas pequenos fundos. É por isso que foram complementados por uma circular do20 de novembro de 1879e, finalmente, de uma forma mais diretiva pelas disposições do decreto de 31 de dezembro de 1926"Sobre o regulamento do arquivo municipal" e as instruções a ele anexadas. Este último texto, que ainda está em vigor, já é bem aplicado nos municípios mais importantes. Uma lei de 1970 permitia aos serviços de arquivos departamentais obrigar certos municípios com menos de 2.000 habitantes a depositar os seus arquivos, nos casos em que as condições de conservação dos documentos não sejam cumpridas (série E-deposit do quadro da classificação departamental). Alguns hospitais foram solicitados a fazer o mesmo (série de depósitos H) para seus documentos mais antigos.
Um texto de 1936, consequência do desaparecimento de certos distritos franceses, trouxe os fundos dessas subprefeituras na série Z dos arquivos departamentais, mas seguindo o plano de classificação retomando o do quadro de classificação de 1841 dos arquivos departamentais para séries modernas (de K a V). A ordem alfabética dos nomes dos locais das subprefeituras, indicando a ordem numérica das sub-séries (1 Z, 2 Z, 3 Z, etc.). Anteriormente, esta série era atribuída a documentos diversos.
Com o aumento da massa de documentos durante o XX th século e diversificação dos tipos de documentos (imagens e sons), FI (documentos representado), NUM (mídia digital) da série AV (audiovisual) e, especialmente, W (arquivos subseqüentes para10 de julho de 1940) foram criados pela Direction des archives de France (DAF).
Arquivos públicos não territoriaisFora do quadro territorial coexistem um grande número de repositórios ou arquivos que dependem quer de um ministério ( arquivos diplomáticos , serviço de defesa histórica , etc.) ou de um estabelecimento público ou similar. Para esses arquivos, não há uma estrutura de classificação imposta pela DAFn, mas uma infinidade de executivos. Para tirar o segundo exemplo, os arquivos preservados do XVII ° século pelo Departamento Histórico da Defesa são classificados por arma, e cada um tem sua própria estrutura de ordem alfabética.
Nas universidades ou grandes écoles com um serviço de arquivo, a estrutura de classificação é muitas vezes o trabalho do primeiro arquivista responsável pela coleção. Embora o plano de arquivamento seja geralmente semelhante de uma universidade para outra, as estruturas de arquivamento são muito díspares. O exemplo da Universidade de Toulouse 1 é significativo. São cinco séries: M (coleção moderna de 1971 até os dias atuais), P (coleção do patrimônio 1800-1971), Z (coleção de documentos não formatados), depois sem cartas (documentos introduzidos por meios extraordinários e coleção aberta de anais e assuntos). No fundo M, as séries são classificadas 1M, 2M, 3M, etc., e as sub-séries são do tipo 5M1, 5M2, 5M3 etc. Isso resulta em uma citação dos artigos no formulário 5M1 / 1, 5M1 / 2, etc.
Os arquivos da École polytechnique incluem oito séries orgânicas, compostas por documentos produzidos dentro dela (séries I a VIII), e uma série IX é composta por arquivos do antigo "X" cedidos ou depositados por pessoas físicas ou jurídicas.
Em arquivos privadosEm França , a lei considera como arquivos privados todos os arquivos que não são definidos como arquivos públicos na acepção do código do património . Certos arquivos privados importantes, como os arquivos de empresas privadas, associações ao abrigo da lei de 1901 (mesmo as criadas antes dessa data), os arquivos de associações diocesanas , de qualquer organização religiosa reconhecida ou não pelo Estado, hospitais e clínicas privadas, estabelecimentos privados contribuindo para a educação nacional, e até mesmo algumas cartas de castelos, às vezes têm seus próprios quadros de classificação. De fato, para essas várias instituições privadas, nenhum decreto oficial define um quadro geral de classificação. Na maioria dessas instituições, os documentos arquivísticos classificados seguem um plano de arquivamento adaptado na maioria das vezes ao organograma interno e / ou à história da instituição. Esta prática está em linha com as práticas em vigor nas instituições anglo-saxónicas ou germânicas, sem controlo estatal, e não permite aos utilizadores navegar menos.
Para os arquivos diocesanos franceses, a estrutura proposta em 1958 por Jean-Baptiste Lechat foi geralmente seguida, graças à sua distribuição na Associação dos Arquivistas da Igreja da França (fundada em 1973) graças a Charles Molette em seu trabalho sobre os Arquivos Católicos em 1980.
Para arquivos de negócios, uma estrutura de classificação foi proposta na década de 1980 pelos Arquivos Nacionais. A utilização hoje tende à terceirização dos arquivos das empresas, através de prestadores de serviços de arquivamento, que não utilizam um quadro de classificação, mas sim a gestão informatizada das referências por cotação em código de barras .
O termo quadro do tipo alfabético é usado aqui para designar quadros cujas séries primárias são designadas em primeiro lugar por letras do alfabeto latino.
O estabelecimento de uma estrutura alfabética na França por Daunou parece ter inaugurado oficialmente o uso de uma estrutura baseada nas letras do alfabeto latino . Em algumas séries primários definidos os começos do XIX ° século em relação aos fundos detidos Arquivos imperiais, tem correspondido uma letra do alfabeto, dada arbitrariamente. No entanto, os atos de fundação das novas instituições francesas foram considerados os primeiros (série A: coleções originais de leis e decretos de 1789 a 1940). A diferenciação tipológica entre caixas ou pacotes e registros ou rolos introduziu o uso de letras duplas, por exemplo a série KK (digamos “duplo K”) para os mesmos “Monumentos históricos” (fundos reais do Estado francês). No entanto, para as séries T e TT (ou Z e ZZ) dos mesmos arquivos, essas são coleções complementares de um tema semelhante.
As instruções de 1841 para os Arquivos Departamentais progrediram no uso de uma única letra na designação da série. No entanto, os de 1842-1926 dos arquivos municipais usam letras duplas para fundos anteriores à criação dos municípios franceses (1790). Consulte a descrição de suas estruturas de arquivamento específicas.
Estes mesmos Arquivos Nacionais, face à saturação do quadro original, estabeleceram um novo tipo de quadro alfabético com a criação das chamadas séries “complementares”. São, por exemplo, a série AF (Documentos dos Chefes de Estado desde 1870), AP (Arquivos Privados de Importância Nacional), AK ( Tribunal de Contas ), CE (Conselho Económico e Social), LH (Legião de Honra). É interessante para estes poucos exemplos citados notar duas coisas: para a nova série AK, usamos a letra K que designa (com KK) os fundos do antigo tribunal de contas de Paris, do Ancien Régime; para séries como CE ou LH, as letras escolhidas são iniciais.
A introdução de séries designadas por iniciais duplas permitiu agora o aumento considerável das possibilidades de séries, não mais limitadas às vinte e seis letras do alfabeto latino. Assim, nos Arquivos Aubes em Troyes , a série SC designa uma “série contínua” de arquivos administrativos inaugurada antes do estabelecimento da única série contínua conhecida como “W” em 1979.
O período atual introduziu legalmente designações de séries primárias por apocope : Fi para documentos fi gurados; Num para documentar num ericas.
No National Archives of London, que reúne os arquivos do Reino da Inglaterra e do País de Gales , o uso da moldura de tipo alfabético já é antigo. Não se limitava inicialmente a uma única letra do alfabeto, mas também existem séries designadas por letras duplas ou mesmo triplas. Como um exemplo significativo, a série ADM designa os arquivos do almirantado real (apócope da palavra ADMiralty ), desde 1660: ADM 1, ADM 2, etc.
O sistema alfabético também é usado lá, às vezes com o uso de letras e "sub-letras" nas designações de séries primárias. Esse é o caso particular dos Archives du Québec, onde a letra C corresponde a arquivos civis. O grupo CE designa a série de estado civil, CN os arquivos notariais, CC os arquivos de curadoria; na série T de tribunais (registros do tribunal), os fundos são divididos nas séries TP (registros dos tribunais provinciais) e TL (tribunais locais). Este exemplo mostra o uso, como nos arquivos nacionais franceses, de cartas iniciais.
O termo “quadro de tipo digital” denota quadros de classificação que usam um designador que é um número composto por algarismos arábicos ou romanos .
Os Grupos de Registros dos países anglo-saxões utilizam principalmente os algarismos arábicos, pelo número que segue as letras RG que designam a série. Às vezes, apenas o número aparece. Os exemplos alemães de abteilungen citados acima mostram isso claramente.
Este tipo de quadro de classificação não é muito difundido nos países de língua francesa, com exceção de alguns exemplos notáveis, citados abaixo (cf. Países citados). Em primeiro lugar, isso se deve, em primeiro lugar, ao caráter central e oficial das estruturas de classificação alfabética instruídas na França por documentos oficiais da autoridade pública.
Na FrançaEm França, os arquivos nacionais mantidos em Fontainebleau não utilizam o quadro de classificação oficial dos arquivos nacionais, mas sim o número de guias de pagamento, por ordem numérica no ano. Exemplo: pagamento 19990001 constitui a 1 st pagamento do ano de 1999. O fundo 19950407 é o 407 º pagamento do ano de 1995. Os números são então especificadas da seguinte forma: o arquivo listado 19950407/8 é o 8 º artigo de 19.950.407 de capital etc. Este sistema segue a lógica da única série francesa (série W) e requer a utilização de um tesauro para proceder à descrição do fundo. No entanto, fora de um quadro de si classificação, os instrumentos de pesquisa correspondentes deve ser necessariamente temática e referem-se a um esquema de classificação correspondente ao fluxograma das autoridades centrais da V ª República . O Arquivo Nacional do Mundo do Trabalho adotou um método de classificação quase semelhante (o número de dígitos entre colchetes): ano de criação do fundo (4), número de série (3), número do artigo (n), arquivo de número (n) . No exemplo 2002 026 002/4, esta é a 4 ª arquivo do 2 nd sub-fundo do fundo de 2002 026 (que é o sub-série dedicada aos pequenos fundos e itens isolados. Fundos da Empresa mantidos em Pierrefitte reter o AQ classificação da série).
No CanadáAlguns repositórios de arquivos usam a classificação decimal universal como uma estrutura de classificação, no Canadá como em outros países, embora tenha sido originalmente desenvolvida para acervos de bibliotecas . No entanto, esse princípio às vezes é adotado com variações. Podemos citar o exemplo dos arquivos da Universidade Laval em Quebec, onde a estrutura de classificação é numérica e inclui 14 séries primárias designadas pelos números 1000 (administração), 2000 (assuntos jurídicos), 3000 (recursos humanos) até 14000. Os 11000 série (ensino) está, por exemplo, subdividida em 18 sub-séries ou séries secundárias de 50 por 50: 11050, 11100, 11150, 11200, etc. até 11900. A sub-série 11 250 é, por exemplo, aquela dedicada aos cursos . O telefone 11253-01 será incluído em qualquer arquivo referente ao desenvolvimento dos cursos. Este sistema de enquadramento digital é levado ao limite e consiste em codificar cada fundo ou mesmo cada arquivo para operar a classificação. Novamente, este é apenas um exemplo.
Na colômbiaO Arquivo Geral da Colômbia ( Archivo general de la nacion ) está organizado em seis seções (fundo colonial antes de 1893, fundo da república, fundo de anexo (do fundo colonial), fundo misto ou de coleta, fundo de mapa e plano, fundo notarial). Em cada uma de suas seções, as séries são numeradas 01, 02, 03, 04, etc. para n . Portanto, devemos nos referir ao nome da seção para distinguir a 6 série n ° "09", por exemplo. As subpartes dessas séries são do tipo “fds rep. 26-1 ”(Constituição de 1991).
Eles são pouco usados em arquivos modernos, exceto por terem apenas um pequeno número de séries primárias na estrutura de classificação. Veja o exemplo acima dos arquivos militares da Baviera ou do Cantão de Zurique. Observe que em sistemas alfabéticos, a letra “I” às vezes é proibida, devido ao risco de confusão com a letra romana I.
As séries secundárias são as séries orgânicas ou fundos que constituem a série primária de uma estrutura de classificação. Falamos no uso arquivístico francês de “sub-séries”. A prática arquivística francesa , descrita por Jean Favier e seus colegas dos Arquivos Nacionais, estabeleceu claramente o uso da sub-série digital na série Alphabet. A continuação da listagem do XIX th século do artigo K 1 a n dentro de cada série primária, tem sido empregue, por tipo de sub-séries de 1 K, K 2, K 3, etc. Deve-se notar que este método de classificação de sub-séries não foi generalizado em todos os lugares. É o resultado de uma ancoragem cultural, principalmente de língua francesa, mesmo franco-francesa. No entanto, é encontrado no contexto da classificação dos arquivos do Senegal.
Na maioria dos outros serviços de arquivamento, geralmente é comum intitular as sub-séries com um número ou letra após o primeiro item. Em uma estrutura alfabética, podemos encontrar A.1, A.2 (por exemplo na Suíça), ou 1.A, 1.B., 1.C, ou mesmo 1.AA, 1.AB, 1.AC, etc., com as variantes usando algarismos romanos, citados nos exemplos acima. Nesse caso, as cotações dos arquivos, documentos e registros que constituem os artigos dos fundos assim citados são geralmente do tipo: 1.AA.1, 1.AA.2, ou mesmo 1.AA.1 / 1, então 1.AA. 1/2 etc. Este tipo de classificação, pouco utilizado pelos arquivistas franceses, é afinal muito difundido no resto do mundo.
O sistema de grupos de registros inaugura o uso de séries primárias contínuas. Neste sistema, as novas séries criadas somam-se à continuação das anteriores, sem limitação de número (RG1, RG2, RG3 ..). Adota-se assim o antigo uso de uma classificação conforme à realidade das explorações, mas dotando-a de uma lógica digital que a integra no por vezes gasto sistema de molduras de classificação.
Inventários medievais ou modernos, que raramente são publicados e muitas vezes permanecem em manuscritos, mostram um tratamento de “acompanhamento” dos fundos contidos na coleção de uma instituição ou carta . Os conjuntos de arquivos aí aparecem de acordo com as várias atribuições da instituição, muitas vezes dispostos em armários, ou caixas, constituídos por rolos raros, registos pesados (especialmente com o aspecto de cartulários ) e, sobretudo, maços de documentos próprios. O uso usual dos livros e sua classificação universal em ordem numérica (vol. 1, 2, 3 ...) exigia o mesmo tipo de arranjo para os registros (registro 1, 2, 3 ...); trata-se geralmente de uma coleção de documentos originais, eles próprios às vezes seguindo uma lógica dentro do registro (um cartulário é, em geral, uma nova cópia dos documentos mais valiosos). Em outros conjuntos, os armários ( Arquivos Secretos do Vaticano ) prevalecem; Arquivo do Estado da Casa Real de Sabóia , em Turim , são organizados na XVIII th século em Mazzi (buquês), dividido em parcelas ou Registri também listou continuamente.
No entanto, a ordem numérica de classificação contínua dos artigos torna-se progressivamente superior à consideração do subfundo próprio que constituíram. Este sistema de classificação contínua de artigos está na origem da classificação da série principal, pois ela será defendida no tratamento dos quadros de classificação dos arquivos públicos franceses no XIX E século . É dentro Isto parece-quadro oficiais em meados do XX ° século , evitando os folhetos, o princípio da série contínua , inspirado pelo uso fácil do grupo de registros do sistema anglo-saxão em que as novas séries primárias são adicionados ao anterior uns sem limitação de número. Devemos ao arquivista Gildas Bernard a criação da série SC dos Arquivos do Aube, ainda existente "ancestral" da série W dos arquivos departamentais (desde10 de julho de 1940), por vezes alargado a arquivos municipais (arquivos da CU Brest métropole océane desde 1974).